Ваше руководство по совместному использованию документов в Word, Excel и PowerPoint

Есть разные способы поделиться документом, который вы создали в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Часто мы просто помещаем документ в электронное письмо и отправляем его по пути. Но есть и другие варианты, такие как разрешение получателю редактировать его или делиться им как другим типом файла, например PDF.

В этом руководстве вы познакомитесь с методами и параметрами совместного использования документа в Word, Excel и PowerPoint как на Windows, так и на Mac.

Совместное использование документа в Windows

Действия по совместному использованию документа во всех трех приложениях в Windows практически одинаковы. Отличие заключается в том, что в каждом из них можно использовать специальные типы файлов. Чтобы начать работу, выполните следующие действия, чтобы поделиться документом в любом из этих трех приложений.

  1. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу. , над лентой или выберите в меню Файл > Поделиться .
  2. Когда вы это сделаете впервые, вы Вы увидите всплывающее окно с сообщением, в котором вас попросят загрузить копию документа в OneDrive, чтобы поделиться им. Если вы хотите сотрудничать или разрешить редактирование, используйте этот вариант и выберите учетную запись , если у вас их несколько.
  3. Выберите Любой, у кого есть ссылка, может редактировать. Установите флажок Разрешить редактирование , если вы хотите сделать именно это.
  4. Если у вас есть учетная запись Premium OneDrive , вы можете дополнительно установить дату истечения срока действия и пароль.
  5. Нажмите Применить .
  6. Введите имя или адрес электронной почты для каждого получателя и, если хотите, добавьте сообщение.
  7. Нажмите Отправить , чтобы отправить электронное письмо с помощью почтового приложения по умолчанию, Скопируйте ссылку , чтобы получить ссылку, чтобы поделиться ею самостоятельно, или Outlook , чтобы создать ссылку для совместного использования и вставить ее в электронное письмо Outlook.

Кроме того, вы можете прикрепить копию документа к электронному письму. Вместо этого вы можете выбрать этот вариант в любой момент с помощью описанного выше процесса совместного использования. Внизу под Поделиться копией выберите документ Word, книгу Excel или презентацию PowerPoint в зависимости от приложения или выберите отправку в формате PDF. При этом файл будет прикреплен к электронному письму, которое вы можете заполнить и отправить.

Совет по экономии времени : если вам нужен быстрый способ поделиться документом Word, Excel или PowerPoint в Windows, вы можете использовать меню «Отправить». Это позволяет быстро выбрать получателя факса или почты, приложение для связи или другое добавленное вами место. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла и перейдите к Отправить в контекстном меню.

Управление доступом к документам в Windows

Если вы разрешите редактирование на шаге 3 выше и передумаете позже, вы можете управлять доступом для каждого получателя.

  1. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу или выберите Файл > Поделиться из меню.
  2. В верхней части всплывающего окна нажмите Дополнительные параметры (три точки), а затем Управление доступом .
  3. Под именем или адресом электронной почты получателя щелкните раскрывающееся окно Может редактировать и выберите другой вариант из списка.

Вы также можете щелкнуть ссылку общего доступа вверху. Затем скопируйте и вставьте его другому человеку из окна «Управление доступом», если хотите.

Поделиться документом на Mac

Шаги по предоставлению общего доступа к документам в Word, Excel или PowerPoint на Mac также одинаковы во всех трех приложениях и похожи на Windows.

  1. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу над лентой или выберите Файл > Поделиться > Поделиться в строке меню.
  2. Когда вы впервые поделитесь им, вам будет предложено выбрать Место . Выберите одну из своих учетных записей OneDrive и нажмите Сохранить . Здесь также можно изменить имя документа.
  3. Нажмите кнопку Поделиться или Файл > Поделиться > Поделиться в строке меню снова, и вы увидите доступные варианты: «Пригласить людей», «Копировать ссылку» и «Отправить копию».

Выберите Пригласить людей , если хотите сотрудничать. Добавьте имена или адреса электронной почты, необязательное сообщение и установите флажок Может редактировать , чтобы они могли вносить изменения. Нажмите Поделиться .

Выберите Копировать ссылку , если вы хотите поделиться ссылкой самостоятельно. Выберите Только просмотр или Просмотр и редактирование , так как ссылки будут разными. Затем он будет скопирован в буфер обмена, чтобы вы могли вставить его куда угодно.

Выберите Отправить копию , чтобы отправить его по электронной почте с помощью почтового приложения по умолчанию. Нажмите Отправить как , чтобы выбрать тип файла, и нажмите кнопку Отправить по электронной почте как вложение или Поделиться , чтобы использовать общий доступ к Mac. Лист.

Как и в Windows, вы можете поделиться копией вашего документа по электронной почте в любое время. В строке меню нажмите Файл > Поделиться и выберите тип файла, который хотите использовать.. Вы можете выбирать из документа, книги, презентации, HTML или PDF в зависимости от того, какое приложение вы используете. Откроется электронное письмо с прикрепленным документом, готовым для заполнения и отправки.

Совет по экономии времени : вы также можете быстро поделиться документом в macOS, как и в Windows. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла и перейдите к Поделиться . Вы увидите параметры общего доступа вашего Mac, такие как Почта, Сообщения и AirDrop.

Управление доступом к документу на Mac

Если вы разрешили редактирование документа и передумали, вы также можете управлять доступом для каждого получателя на Mac.

  1. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу документа.
  2. В нижней части всплывающего окна под Доступ открыт , щелкните правой кнопкой мыши получателя.
  3. Выберите другой вариант из списка.

Публикация — это забота!

Есть разные причины, чтобы поделиться Word, Excel , или документ PowerPoint. Чтобы позволить другим вносить изменения или делиться для справки, у вас есть гибкие возможности как для Windows, так и для Mac.

И если вам интересно, узнайте, как добавить водяной знак в документ Word, прежде чем делиться Это. Это удобно для обозначения таких вещей, как конфиденциальность или конфиденциальность.

Оцените статью
hackpad.ru
Добавить комментарий