Как использовать автозаполнение в Excel, чтобы сэкономить время при вводе данных

Когда дело доходит до ввода данных в электронные таблицы Microsoft Excel, обязательно будут моменты, когда это будет просто утомительной задачей. Вы можете захотеть ввести последовательность текста, чисел или дат, что может занять много времени для больших таблиц. К счастью, в Excel есть замечательная функция автозаполнения, позволяющая сэкономить время.

Используя автозаполнение, вы можете автоматически заполнять ячейки без вручную вводить данные в каждый из них. Здесь мы покажем вам, как именно использовать автозаполнение и сэкономить время и силы с вводом данных.

Что такое автозаполнение в Excel?

Короче говоря, Автозаполнение в Excel помогает заполнять ячейки в строках или столбцах данными на основе других ячеек. Вы можете заполнять ячейки вниз, вверх или поперек, и наиболее распространенные типы данных включают серии чисел, дней, месяцев, лет, дат, времени и списков.

Например, вы можете захотеть перечислить месяцы года в первом столбце. Вы можете ввести первый месяц, с которого хотите начать, и просто перетащите ячейки ниже, чтобы добавить следующие месяцы по порядку.

Кроме того, вы можете использовать автозаполнение для автоматического форматирования ячеек так же, как и другие . Например, вы можете использовать цвет заливки и полужирный текст для некоторых ячеек в строке. Используя автозаполнение, вы можете перетаскивать все ячейки, чтобы применить только форматирование, без данных.

Автозаполнение текстовой серии или списка

Начнем с нашего базового примера, вот как заполнить ряд месяцев в столбце.

  1. Введите первый элемент в ряду в ячейку. Здесь мы введем январь.
  2. Выделив ячейку, переместите курсор в правый нижний угол, пока не увидите маркер заполнения (черный знак плюса) появляются.
  3. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите через оставшиеся ячейки в столбце, чтобы автоматически заполнить их. Вы заметите, что по мере перетаскивания отображается небольшое поле с данными, которые нужно поместить в каждую ячейку.
  4. Отпустите кнопку мыши, когда закончите.

Заполнение этого типа текстовой серии в основном выполняется с помощью списка в Excel; будь то список месяцев в году или дней недели. Но в Excel вы также можете создавать настраиваемые списки с автозаполнением. Это полезно, если вы снова и снова вводите одни и те же элементы в свои листы. Это может быть список продуктов, цветов или даже людей.

Если у вас есть настраиваемые списки в Excel, используйте те же шаги автозаполнения, описанные выше, и ваш список должен распознаваться и заполняться правильно, как вы перетащите.

Автозаполнение ряда дат

Многие электронные таблицы содержат даты, и, например, если вы указываете даты для ежедневных задач, Excel может помочь в выполнении работы.

  1. Enter первое свидание в ячейке.
  2. Выберите ячейку и переместите курсор в угол, пока не появится маркер заполнения .
  3. Удерживайте влево кнопку мыши , перетащите оставшиеся ячейки и отпустите, когда закончите.

Вы заметите, что Excel знает, что нужно увеличивать среднее число для даты, а не последнее число для года. И вы можете использовать те же шаги, чтобы вернуться во времени, перетаскивая вверх или влево, в зависимости от того, как выложен ваш лист. Excel умеет работать с датами и соблюдает правила.

Автозаполнение Узорчатая серия

Вы уже видите, что Excel — это умный инструмент. Поэтому, когда дело доходит до использования автозаполнения для серии, она может распознавать шаблоны в серии. Допустим, у вас есть суммы в долларах, которые увеличиваются на 50 долларов для отслеживания сбережений.

  1. Добавьте первые две суммы в ряд, чтобы Excel мог определить образец.
  2. Выделив обе ячейки, переместите курсор в угол до маркера заливки .
  3. Удерживайте левой кнопкой мыши и перетащите оставшиеся ячейки, отпуская, когда закончите.

Другой пример серии шаблонов возвращает нас к датам. Предположим, вы хотите заполнить даты в столбце первого числа каждого месяца.

  1. Добавьте первые две даты в ряд для Excel для обнаружения как шаблон.
  2. Выделив обе ячейки, переместите курсор в угол до маркера заливки .
  3. Удерживайте нажмите левую кнопку мыши и перетащите оставшиеся ячейки, отпуская, когда закончите.

Формулы автозаполнения

Если вы используете простые формулы в Excel, такие как сумма, среднее, максимальное или минимальное значение, автозаполнение может быть пригодится и для них. Может быть, у вас есть таблица со столбцами чисел или валют, и вы хотите подвести итоги внизу каждого столбца. Это идеальное время для использования автозаполнения.

  1. Выберите первую ячейку , содержащую формулу.
  2. Переместить ваш курсор, чтобы отобразить маркер заполнения .
  3. Удерживая левую кнопку мыши , проведите пальцем по соседним ячейкам и отпустите.

Как видно на скриншоте ниже, мы скопировали формулу в ячейки справа в той же строке, и она скопирована правильно!

Форматирование автозаполнения

Еще одной удобной функцией автозаполнения в Excel является возможность заливки форматирования. Возможно, ячейки в вашей электронной таблице отформатированы определенным образом, и вы хотите перенести это форматирование на соседние ячейки.

  1. Выберите ячейку с помощью форматирование, которое вы хотите скопировать.
  2. Переместите курсор в угол, пока не увидите маркер заполнения .
  3. На этот раз удерживайте вправо кнопку мыши и перетащите ячейки, к которым вы хотите применить форматирование.
  4. Отпустите кнопку, и вы увидите контекстное меню.
  5. Выберите Только форматирование заливки .

Вы должны увидеть, что эти ячейки немедленно преобразуются в скопированное форматирование.

Вы можете заметить в этом контекстном меню другую опцию форматирования: Заполнить без форматирования . Это удобный вариант, если вы хотите автоматически заполнять данные из ячеек, но делать это без копирования форматирования. Так что не забудьте об этом и ознакомьтесь с нашим руководством по условному форматированию в Excel, чтобы узнать о других способах применения форматирования.

Автозаполнение в Excel — это простая экономия времени

Когда дело доходит до ввода данных в электронную таблицу Excel, любой способ избавить себя от этой утомительной задачи бесценен. Вот почему автозаполнение в Excel — такая замечательная функция!

Сообщите нам, работает ли это для вас! Вы можете поделиться своими мыслями с нами в Twitter или Facebook.

Оцените статью
hackpad.ru
Добавить комментарий