Простые правила электронной почты Microsoft Outlook, которые вы оцените

Microsoft Outlook имеет столько же потрясающих функций, сколько и полезных для составления электронных писем и организации вашего почтового ящика. Например, вы можете выделять важные электронные письма и создавать автоматические ответы, например, когда вас нет в офисе.

Еще одна замечательная функция — это возможность устанавливать правила. Вы можете применять правила к входящим и исходящим сообщениям электронной почты, которые помогут вам организовать, следить за своими сообщениями и оставаться в курсе последних событий. И все это происходит автоматически после первоначальной настройки. Вот несколько общих правил Outlook, которые вам понравятся, поскольку они сэкономят вам массу времени.

Настройка правил в Outlook

Для каждого из приведенных ниже правил , вы начнете с того же места. Итак, планируете ли вы установить одно или несколько правил или изменить правила в будущем, вот как перейти в область правил в Outlook.

  1. Щелкните Файл из меню.
  2. Если он еще не выбран, щелкните вкладку Информация слева.
  3. Прокрутите вниз основную часть страницы и нажмите Управление правилами и предупреждениями .
  4. Нажмите вкладку Правила электронной почты вверху. всплывающего окна.
  5. Выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите настроить правило, в раскрывающемся списке, если у вас их несколько.

Нажмите Новое правило , чтобы открыть правила Волшебник. Этот инструмент проведет вас через каждый шаг по настройке правила. И он предлагает некоторые из наиболее распространенных правил, а также варианты пустых правил, которые вы создаете с нуля. Имейте в виду, что даже если вы выберете для начала базовое правило, как мы сделаем ниже, вы можете адаптировать его под свои нужды.

После настройки нового правила вы можете вернуться к нему. в той же области для редактирования, удаления, запуска или экспорта правил.

Перемещение писем от людей

Допустим, у вас есть папки, настроенные для людей на работе, таких как клиенты или дом как семья. Электронные письма от определенных людей могут автоматически перемещаться в нужную папку. В нашем примере вы можете перемещать электронные письма от своих родителей, детей и братьев и сестер прямо в семейную папку.

  1. В верхней части мастера правил выберите Перемещайте сообщения от кого-то в папку .
  2. Нажмите Далее .
  3. В мастере правил, шаг 1: вы ‘ Вы увидите все доступные условия, которые вы можете применить к электронным письмам, которые вы хотите переместить, помимо того, что они принадлежат определенному человеку. Когда вы отметите каждый из них, который хотите использовать, он появится на шаге 2 мастера правил. В нашем примере мы оставим первый флажок установленным для от людей или общедоступных групп .
  4. В мастере правил, шаг 2: нажмите люди или общедоступная группа , чтобы выбрать людей в вашей семье.
  5. Выберите свои контакты из списка, введите новый адрес электронной почты или воспользуйтесь расширенным поиском. Выбрав первый, нажмите От внизу, чтобы добавить их. Вы можете продолжать добавлять всех людей к этому правилу таким же образом.
  6. Нажмите OK . Затем вы увидите эти контакты в области мастера правил, шаг 2.
  7. В мастере правил, шаг 2: нажмите указано , чтобы выбрать папку, и нажмите ОК . Теперь вы увидите эту папку на шаге 2.
  8. Следующий экран очень похож на предыдущий в Мастере правил, но позволяет вам выбрать больше действий, если хотите.
  9. Нажмите Далее .
  10. На следующем экране , вы можете настроить исключения для своего правила. Это удобно, если вы хотите исключить электронные письма из правила, если они соответствуют определенным условиям. Отметьте все, что вы хотите применить.
  11. Нажмите Далее .
  12. Дайте своему правилу имя, отметьте любые параметры настройки, которые вы хотите чтобы применить, просмотрите описание правила и нажмите Готово . Если вам нужно внести изменения, вы можете использовать кнопку Назад внизу, чтобы вернуться на любой экран.
  13. Вы вернетесь в окно «Правила и предупреждения». . Нажмите Применить , а затем OK , чтобы выйти.

: проходя через процесс создания правила, вы можете щелкнуть Готово вместо Далее в любое время. Поэтому, если вы не планируете добавлять дополнительные действия или включать исключения, вы можете полностью пропустить эти экраны.

Перемещение писем с определенными словами

Возможно, у вас есть папка для писем о путешествиях, распродаж в магазинах или проектов на работе. И эти письма приходят от разных людей и компаний. Вы можете перемещать сообщения электронной почты на основе определенных слов в теме, теле или их комбинации.

  1. В верхней части мастера правил выберите Переместить сообщения с определенными словами в теме папки .
  2. Нажмите Далее .
  3. В мастере правил, шаг 1: Отметьте все условия, применимые к электронным письмам, которые вы хотите переместить. Например, вы можете захотеть, чтобы слова отображались в теме и в теле, а не только в теме.
  4. На шаге 2 мастера правил: нажмите конкретные слова , чтобы ввести каждое в поле, и нажмите Добавить . Когда ваш список будет готов, нажмите OK .
  5. В мастере правил, шаг 2: нажмите указано , чтобы выбрать папку, и нажмите ОК .
  6. Если вы хотите добавить дополнительные действия, исключения или проверить параметры настройки, вы можете продолжить с каждого экрана, нажав Далее . Или нажмите Готово , и ваше правило будет готово к использованию.

Совет по экономии времени : если вы в любой момент нажмете Готово , вы не увидите экран , чтобы дать правилу имя, но вы можете сделать это на экране «Правила и предупреждения». Выберите правило, нажмите Изменить правило и выберите Переименовать правило .

Пометить электронные письма для последующих действий

Если вы используете Outlook для бизнеса, то, вероятно, у вас есть электронные письма, которые требуют от вас ответа. От вашего начальника или от клиента , вы можете легко настроить это правило.

  1. В верхней части мастера правил выберите Пометить сообщения от кого-то для отслеживания .
  2. Нажмите Далее .
  3. В мастере правил. Шаг 1. Отметьте все дополнительные условия, которые будут применяться к сообщениям, которые вы хотите пометить. Здесь , мы отметим от людей или общедоступной группы .
  4. На шаге 2 мастера правил: нажмите люди или общедоступная группа , выберите людей.
  5. В мастере правил, шаг 2: нажмите пришло время , выберите в раскрывающихся списках Отметить и Для и нажмите ОК .
  6. Если вы хотите добавить дополнительные действия, исключения или параметры, вы можете продолжить работу с каждым экраном, нажав Далее . В противном случае нажмите

Воспроизведение звука при получении определенного сообщения электронной почты

Еще одно очень удобное правило Outlook — воспроизведение звука. Это вызывает особое звуковое оповещение, когда вы получаете электронное письмо от определенного человека с определенным словом, помеченным как важное, и во многих других ситуациях. Мы настроим его для воспроизведения звука для сообщений, отмеченных как важные.

  1. В верхней части мастера правил выберите Воспроизведение звука при получении сообщений от кого-то .
  2. Нажмите Далее .
  3. В мастере правил, шаг 1: отметьте все дополнительные условия, которые нужно применить к письма, которые вы хотите пометить. В нашем примере мы отметим помечено как важность .
  4. В мастере правил, шаг 2: нажмите важность , чтобы выбрать уровень приоритета и нажмите OK .
  5. В мастере правил, шаг 2: нажмите звук , чтобы найти звук, и нажмите Открыть .
  6. Нажмите Далее , чтобы добавить дополнительные действия или исключения. Или нажмите Готово , чтобы завершить его.

Правила Outlook могут сэкономить ваше время

Вместо того, чтобы перемещать электронные письма или отмечать их вручную, а также для обеспечения предупреждений об определенных сообщениях, эти правила Outlook могут сэкономить ваше время и держать вас в курсе. Какие из них вы планируете настроить?

Подробнее, узнайте, как автоматически создавать скрытую копию для себя или других пользователей в сообщениях электронной почты, которые вы отправляете с помощью правила Outlook.

Оцените статью
hackpad.ru
Добавить комментарий