Как отслеживать изменения в документах Microsoft Word

Если вы сотрудничаете с членами команды над проектами или помечаете контракты пометками, отслеживание изменений в Microsoft Word может быть вам спасением! Отслеживание изменений — это встроенная функция Microsoft Word, которая действительно вносит разумный вклад в процесс. Даже если вы не работаете над сложными проектами, такими как приобретения, слияния, контракты или создание бестселлера — Отслеживание изменений может быть столь же полезным для небольших групповых проектов, таких как школьные задания.

С тех пор, как мы последний раз рассматривали эту функцию в Microsoft Word 2010, были внесены значительные улучшения, которые сделали отслеживание изменений еще более мощным. Благодаря доступности Office Online пользователи могут выполнять совместную работу с документом в реальном времени, и это одна из замечательных новых функций, которые мы рассмотрим в этой статье.

Включение и использование отслеживания изменений в Word 2016

Шаг 1. Запуск контента

Вам нужно будет начать с некоторого контента в документе, над которым вы работаете. Эта часть документа написана другим пользователем. Первый абзац написал я.

Шаг 2. Включите отслеживание изменений
Чтобы начать отслеживание изменений, перейдите на вкладку Обзор и нажмите Отслеживание изменений в группе Отслеживание (вы также можете нажать CTRL + SHIFT + E. )

Если включено отслеживание изменений, вы увидите всплывающее сообщение для каждого автора справа стороне экрана.

Шаг 3. Редактирование

Отслеживание изменений в Word использует цветовую координацию, чтобы избежать путаницы. Первый автор синий, а второй красный. Когда другие авторы вносят правки, им также будет присвоен уникальный цвет.

Когда в документ вносятся изменения, рядом с абзацем появляется вертикальная линия, указывающая на изменения, которые были внесены в документ. Обратите внимание, что в первом абзаце этого нет, потому что функция Отслеживать изменения не была включена до тех пор, пока не будет дальше в документе. Когда вы нажимаете панель Показать изменения , она немедленно активирует выделение всех изменений, внесенных в документ, вместе с их комментариями. Если вы оставите его включенным и будете вносить изменения, вы будете видеть изменения в реальном времени по мере ввода и удаления.

Шаг 4. Комментарии, всплывающие подсказки и дополнительные инструменты редактирования

Если вы хотите добавить комментарий к слову или абзац, выделите его, затем выберите вкладку Обзор и нажмите Новый комментарий в группе Комментарии . Затем ваши комментарии будут появляются в правой части документа, когда документ завершен; вы можете отключить их.

Одна из вещей, которую вы заметите при применении специального форматирования, такого как полужирный, курсив или подчеркивание, — это автоматически добавляется комментарий к изменениям дорожки под названием Отформатировано.

Вы также можно настроить способ отображения всплывающих подсказок в документе. Например, если вы хотите увидеть все исправления, которые были добавлены в документ каждым автором, щелкните вкладку Обзор > Показать меню разметки > Выноски > Показывать исправления в выносках.

Редакции

Панель рецензирования ( Review > Панель рецензирования ) позволяет вам просматривать все правки каждого автора, которые вы можете просматривать на экране вертикально или горизонтально. Вы можете щелкнуть слово или абзац на панели «Редакции», и он автоматически перейдет к этой части документа.

Шаг 5: Примите или отклоните изменения, внесенные в документ

Если вы согласны с внесенными изменениями внесенные в документ, вы можете принять или отклонить их. Щелкните панель «Показать изменения», чтобы выделить изменения, внесенные другим автором, затем перейдите на вкладку Обзор и нажмите кнопку Принять для подтверждения.

Теперь вы заметите, что изменения применяются немедленно.

Шаг 6. Сравните или объедините документы

Еще одна удобная функция, которой могут воспользоваться авторы, — это возможность отслеживать версии документа. Например, если два автора разделяют одни и те же документы на две копии и продолжают работать над ними отдельно, они могут позже сравнить две версии и объединить их. Если они похожи по структуре, вы можете объединить их в один окончательный документ.

Чтобы сравнить и объединить изменения, выберите вкладку Обзор , нажмите Сравнить , затем выберите исходный документ в поле, затем выберите исправленную версию, затем нажмите

Microsoft Word затем представит документ в виде трех панелей, показывающий главный экран как окончательный документ с объединенным содержимым, а также исходную и альтернативные копии в мини-оконной панели. Когда прокручивая, вы можете сравнить изменения. Желательно это делать на экране с достаточным разрешением.

Когда вы будете готовы объединить документы в окончательную копию, вернитесь на вкладку Обзор и нажмите Сравнить затем нажмите Объединить , выберите исходный документ в поле, затем выберите исправленную версию, затем нажмите

После этого вы увидите объединенный документ вместе с изменениями, внесенными другими авторами, другим цветом.

Интеграция с Office Online

Один из убийственные особенности Go ogle Apps — это инструмент для совместной работы в реальном времени. Microsoft наконец-то догнала их благодаря своему пакету Office Online, который включает веб-версию Word. Новой функцией Word 2016 является возможность делиться и просматривать, кто работает над вашим документом. Для этого нажмите кнопку Поделиться и сохраните документ в папке OneDrive.

После этого на панели« Совместное использование »появятся дополнительные параметры с возможностью приглашать людей для редактирования документа с различными ограничениями. Вы также заметите, что параметры «Блокировать авторов» и «Ограничить» теперь включены в группе Защитить . Если вы используете Office 365 в корпоративной среде, вы можете пригласить авторов к сотрудничеству.

В этой статье я буду использовать ссылку Получить ссылку для совместного использования , которую я отправлю по электронной почте другим авторам, с которыми я хотел бы сотрудничать над документом.

Когда вы или другой автор загружаете Word Online и вносите изменения, тогда другие лица сотрудничают о документе будут уведомлены в режиме реального времени.

Здесь вы можете видеть, что сохраненные правки, внесенные другим автором, выделены синим цветом.

Когда автор больше не редактирует документ, вы получите уведомление в Word 2016.

Как видите, функция отслеживания изменений еще более эффективна благодаря функциям совместной работы в реальном времени. Независимо от того, работаете ли вы над большим или маленьким проектом, Word 2016 может упростить работу всех участников на одной странице. Координация цвета, совместное использование, редактирование в реальном времени и облачная интеграция с OneDrive — все это делает работу удобной..

Оцените статью
hackpad.ru
Добавить комментарий