Как работает отслеживание изменений в Google Документах

Многие люди рассматривают Документы Google просто как альтернативу Microsoft Word. Большинство людей не осознают, насколько он мощный инструмент для коллективного редактирования для команд.

Когда вы знаете, как чтобы отслеживать изменения в Документах Google, вам не нужно беспокоиться о потере изменений в ваших документах. Все ревизии автоматически сохраняются и регистрируются по умолчанию. Если вы когда-нибудь обнаружите, что вам необходимо просмотреть или восстановить эти изменения, это можно сделать всего за несколько щелчков мышью.

В этой статье мы расскажем, как работает отслеживание изменений в Документах Google и как его эффективно использовать.

Использовать предложение для проверки изменений

Один из самых безопасных способов редактировать или исправлять документ в Документах Google — это изменить Режим редактирования в режим Предложение . Это можно сделать, щелкнув стрелку раскрывающегося списка в правом верхнем углу. Стрелка будет рядом со словом Редактирование или Просмотр , в зависимости от того, в каком режиме вы находитесь.

Если вы не видите параметр Предложение (или редактирование), значит, у вас есть разрешения только на просмотр для документ. Это произойдет, если вы не являетесь владельцем документа. В этом случае вам необходимо запросить доступ на редактирование.

Для этого вы должны увидеть кнопку Запросить доступ на редактирование рядом с синей кнопкой «Поделиться» вверху правый угол окна.

Когда-то владелец документ предоставляет вам доступ для редактирования, вы увидите раскрывающееся меню «Редактирование».

После того, как вы переключились в режим предложений, начните редактировать документ, и вы увидите, что изменения отображаются со старым текстом отредактированный вами текст заменен зачеркиванием.

Редакторы будут признать этот подход редактирования «разметки». Он особенно подходит для редактирования публикаций или для учителей, которые хотели бы исправить статьи для сочинений таким образом, чтобы учащиеся могли видеть все внесенные исправления.

Особые примечания по предложению правок

Некоторые моменты, о которых следует помнить при редактировании в режиме рекомендаций. Если разделить абзац на два, вы увидите пробел и две параллельные зеленые линии.

Верхняя строка — это нижняя часть старого абзаца. Нижняя строка — это верх нового абзаца. Пространство между этими строками — это пространство, которое вы добавили во время редактирования.

Еще одна полезная функция в режиме редактирования заключается в том, что в Документах Google отображаются синие волнистые линии под словами, которые определяются как неправильно написанные. Если выделить или щелкнуть слово, появится предложение исправить во всплывающем окне чуть выше него.

У вас есть следующие параметры, когда они появляются. Вы можете выбрать:

  • Правильное слово для редактирования
  • значок круга X, чтобы игнорировать предложение
  • ! значок комментария, чтобы предоставить автору предложения автоматической обратной связи.
  • Выберите три точки, чтобы выполнить дополнительную проверку орфографии и грамматики.

В большинстве случаев вы Я просто хочу выбрать правильное слово и двигаться дальше.

Еще одна полезная функция редактирования в режиме предложения — это комментарии обратной связи. Выделите слова или абзацы, по которым вы хотите оставить отзыв, и справа от этого выбора появится маленький значок комментария.

Когда вы выберете это, в правом поле появится новое окно комментариев, где вы можете написать комментарии или предложения исходному автору.

Автор может ответить на любое из предложенных вами правок или ваших комментариев своими комментариями. Это делает диалог полезным во время любого процесса редактирования документа.

Просмотр предыдущих версий Документов Google

Когда вы вносите изменения в документ, Документы Google регулярно автоматически обновляются. сохраняет вашу работу, поэтому вы ничего не потеряете.

Благодаря этому вы можете легко увидеть все сохраненные версии. Для этого просто выберите Файл в меню, выберите История версий и выберите Просмотреть историю версий .

Это покажет вам все основные изменения, внесенные в документ (кем угодно).

Редакции упорядочены по времени и сгруппированы по дням.

Вы можете просмотреть отдельные изменения, сделанные во время одного сеанса редактирования, выбрав стрелку раскрывающегося списка слева от даты/времени этой редакции. С отступом внизу вы увидите список всех автоматически сохраненных ревизий во время этого сеанса редактирования.

Каждый раз, когда вы выбираете любую из этих прошлых редакций, вы увидите эту версию документа на большой панели документа слева.

Просмотр версий полезно, но что, если вы хотите выделить или сохранить определенные изменения? Вы тоже можете это сделать.

Сохранение предыдущей версии Документов Google

Если вы знаете, что только что завершили основную редакцию документа, вы можете отметить эту редакцию, присвоив ему имя.

Для этого повторите описанный выше процесс, чтобы просмотреть все версии. Найдите последнюю версию, которую вы хотите назвать, и выберите три точки справа от даты и времени. Вы увидите меню, в котором вы можете выбрать Назвать эту версию .

Дата и время превратятся в текстовое поле, где вы можете ввести имя для этой версии.

Закончив ввод, просто нажмите Enter , и новое имя останется. В следующий раз, когда вы будете искать эту конкретную версию, просто выберите переключатель Показывать только именованные версии вверху списка, чтобы включить ее. При этом будут отображаться только все версии, которые вы назвали в списке редакций.

Что, если вы действительно хотите создать полностью новый документ из более старой версии? Вы тоже можете это сделать.

В раскрывающемся меню выше (при выборе трех точек) вместо этого выберите Сделать копию .

Откроется новое окно, в котором вы можете назвать ревизию, выбрать папку на Google Диске, в которой вы хотите ее сохранить, и выбрать OK .

Вы также можете установить этот флажок, чтобы поделиться этим новым документом с одними и теми же людьми и разрешения, как исходный документ.

Когда вы закончите, у вас будет новый документ на основе только что сохраненной версии.

Как восстановить старую Версии документов

При просмотре более старых версий документа вы можете восстановить эту версию в любое время, выбрав Восстановить эту версию в верхней части окна. .

Это вернет текущую версию документа, которую вы мы работаем над тем, чтобы вернуться к этой старой версии.

Не волнуйтесь, я если ты облажался! Версия, которую вы только что заменили, также сохраняется как предыдущая, поэтому, если вы хотите вернуться к ней, просто найдите эту версию и восстановите ее до этой.

Работа с отслеживанием изменений в Google Документах не должно быть сложным. Фактически, он значительно упрощает восстановление после серьезных ошибок, чем большинство других текстовых редакторов.

Если вы хотите узнать больше об использовании Google Docs, обязательно прочитайте нашу статью о начале работы с Руководство по Документам Google.

Оцените статью
hackpad.ru
Добавить комментарий